Cuatro pasos para reinventar el trabajo y las oficinas con la COVID-19

La pandemia causada por la COVID-19 ha forzado la adopción de nuevas formas de trabajo. Las organizaciones deben reimaginar su trabajo y el papel de las oficinas en la creación de empleos y vidas seguras, productivas y agradables para los empleados.

El coronavirus ha traído muchos retos en el ámbito empresarial. Muchas organizaciones de todo el mundo han aprovechado la ocasión, actuando rápidamente para proteger a los empleados y migrar a una nueva forma de trabajo: el teletrabajo.

Las empresas líderes están pensando sobre cómo se debe hacer el trabajo y cuál es el papel de la oficina a partir de ahora. No existe una solución única para todos. La respuesta, diferente para cada organización, se basará en qué talento se necesita, qué roles son los más importantes, cuánta colaboración es necesaria para la excelencia y dónde se encuentran las oficinas hoy en día, entre otros factores.

Incluso dentro de una organización, la respuesta podría ser diferente dependiendo de la ubicación, negocio y funciones, por lo que el ejercicio de determinar qué se necesitará en el futuro debe ser un trabajo en equipo. Pueden surgir decisiones difíciles y un líder debe estar capacitado para impulsar el esfuerzo a través de las funciones individuales y las empresas. El cambio también requerirá habilidades excepcionales de gestión del cambio y pilares basados en cómo evoluciona el trabajo remoto a lo largo del tiempo.

Cuatro pasos para reinventar el trabajo y las oficinas con la COVID-19

1) Reconstruir cómo se hace el trabajo

Las empresas se han adaptado a la nueva situación para seguir colaborando y garantizar que los procesos más importantes puedan llevarse a cabo de forma remota. Por ello, las organizaciones deben identificar los procesos más importantes para cada negocio, ubicación y función principales, y volver a visualizarlos, con la participación de los empleados. Este esfuerzo debe analizar el desarrollo profesional (por ejemplo, estar físicamente presente en la oficina al principio y trabajar remotamente después) y las diferentes etapas de los proyectos (como estar presente en la oficina para la planificación inicial y trabajar remotamente para la ejecución).

Las empresas también han de reflexionar sobre sus valores y cultura y sobre las interacciones y prácticas que promueven esa cultura corporativa. Una organización que se enfoca en desarrollar talento, por ejemplo, debería continuar con las formaciones del personal en el ámbito online.

Reimaginar y reconstruir procesos y prácticas servirá como base de un modelo operativo mejorado que aproveche lo mejor del trabajo tanto en persona como remoto.

2) Decidir “personas para trabajar” o “trabajar para personas”

En los últimos años, la competencia por el talento ha sido más feroz que nunca. A medida que las organizaciones reconstruyen cómo funcionan e identifican lo que se puede hacer de forma remota, pueden tomar decisiones sobre qué roles deben desempeñarse en persona y en qué medida.

Estos roles se pueden reclasificar en segmentos de empleados considerando el valor que el trabajo remoto puede ofrecer:

• Trabajo totalmente remoto.
• Trabajo remoto híbrido.
• Trabajo remoto híbrido por excepción (si es necesario).
• Trabajo en la oficina.

Para los roles en las dos primeras categorías, la capacitación adicional es clave, pero la búsqueda de talento puede ser más fácil, ya que tiene menos restricciones geográficas. Este enfoque podría ser una buena propuesta tanto para empresas como para empleados.

3) Rediseñar la oficina para apoyar las prioridades de la organización

Pocas oficinas han sido diseñadas intencionalmente para apoyar prioridades organizacionales específicas. Aunque los espacios de trabajo han cambiado de alguna manera durante la última década, es posible que necesiten ser transformados por completo para un mundo posterior a la COVID-19.

Por ejemplo, ¿debería el 80% de la oficina estar dedicada a salas de colaboración? ¿Deberían las organizaciones pedir a todos los empleados que trabajan en cubículos, y rara vez tienen que asistir a reuniones grupales, que teletrabajen? Si se necesita espacio de oficina sólo para aquellos que no pueden teletrabajar, ¿son los espacios de trabajo cerca de donde los empleados viven una mejor solución?

En la oficina del futuro, la tecnología desempeñará un papel central al permitir que los empleados regresen a sus lugares de trabajo y desempeñen sus funciones de manera segura antes de que una vacuna esté disponible. Las organizaciones deberán administrar qué empleados pueden ir a la oficina, cuándo pueden ocupar sus lugares, con qué frecuencia se limpia el espacio de trabajo, si el flujo de aire es suficiente y si se mantienen lo suficientemente separados a medida que se mueven por el espacio.

Para mantener la productividad, la colaboración, el aprendizaje y preservar la cultura corporativa, los límites entre estar físicamente en la oficina y fuera de la oficina deben eliminarse. La videoconferencia siempre activa, los espacios de colaboración remotos y en persona (como pizarras virtuales) y los modelos de trabajo cambiarán rápidamente de ideas futuristas a prácticas estándar.

4) Cambiar los lugares de trabajo de forma creativa

Será necesario un enfoque transformador para reinventar las oficinas. Las empresas deberán analizar de nuevo cuánto y dónde se requiere espacio y cómo fomentar los resultados deseados para la colaboración, la productividad, la cultura y la experiencia laboral. Ese tipo de enfoque también implicará cuestionar dónde deben ubicarse las oficinas. Algunas compañías las continuarán teniendo en las grandes ciudades, lo que muchos consideran esencial para atraer jóvenes talentos y crear un sentido de conexión y energía. Otros pueden abandonar la sede de la gran ciudad por campus suburbanos.

En cualquier caso, la próxima transformación utilizará una cartera de soluciones espaciales: espacio propio, arrendamientos estándar, arrendamientos flexibles, espacio flexible, espacio de trabajo compartido y trabajo remoto.

Estos cambios pueden no sólo mejorar la forma en que se realiza el trabajo, sino también generar ahorro. En un mundo con y posterior a la COVID-19, el potencial para reducir los costes inmobiliarios podría ser significativo. Con el tiempo, algunas organizaciones podrían reducir estos costes en un 30%. Aquellos que cambien a un modelo completamente virtual casi podrían eliminarlos.

Ahora es el momento

A medida que empresas de todo el mundo experimentan con el regreso de los empleados a las oficinas, el liderazgo debe actuar ahora para garantizar que cuando vuelvan, los lugares de trabajo sean productivos y seguros.

Las organizaciones también deben aprovechar este momento para romper con la inercia del pasado prescindiendo de viejos hábitos y sistemas subóptimos. Una vuelta a las oficinas bien planificada puede reinventar su rol y crear una mejor experiencia para el talento, mejorar la colaboración y la productividad, y reducir los costes. En última instancia, el objetivo de esta reinvención será lo que las buenas empresas siempre han querido: un entorno seguro donde las personas puedan disfrutar de su trabajo, colaborar con sus colegas y alcanzar los objetivos de sus organizaciones.